Komunikacja wewnętrzna w firmie, jak ją płynnie prowadzić?

W biznesie efektywna komunikacja wewnętrzna jest jednym z fundamentów sukcesu każdej organizacji. Płynna i klarowna komunikacja wewnętrzna nie tylko sprzyja lepszemu zrozumieniu celów i zadań, ale również buduje zaangażowanie, zaufanie i motywację wśród pracowników. Właściwe zarządzanie informacją i jej przepływem może przekształcić konglomerat obcych osób w zgrany, naoliwiony i dobrze zaprojektowany mechanizm, gdzie każdy pracownik czuje się dobrze poinformowany, zaangażowany i doceniony — a przede wszystkim usłyszany.

Jednak aby komunikacja wewnętrzna w firmie była skuteczna, nie wystarczy tylko przekazywać informacje od zarządu do pracowników. Prawdopodobnie zdecydowana większość specjalistów z kilkoma pracodawcami w CV miała do czynienia z sytuacją, w której zarząd uważał, że komunikacja w firmie jest wzorowa, podczas gdy ograniczała się ona do wygłaszania jednostronnych obwieszczeń. Definicja komunikacji zależy więc od indywidualnych przekonań managementu… chociaż nie da się ukryć, że takie rozwiązanie ma więcej minusów niż plusów i długoterminowo przynosi więcej strat niż zysków.

Kluczowe jest, aby komunikacja była dwustronna, otwarta i transparentna.
Pracownicy muszą mieć poczucie, że ich głos jest nie tylko słyszany, ale również rozumiany, a ich opinie mają realny wpływ na decyzje organizacji.

To właśnie komunikacja oparta na dialogu pozwala budować prawdziwe relacje wewnątrz firmy, co przekłada się na wyższą satysfakcję i produktywność zespołów. Jeżeli chodzi o komunikację w firmie, przykład idzie zawsze z góry.

1. Wyznaczanie zadań i nadążanie za progresem

W erze miksu pracy zdalnej i stacjonarnej centrum komunikacyjnym w organizacjach nie jest już sala konferencyjna czy dziedziniec budynku firmy, a cyfrowe trybuny narzędzi firmowych komunikatorów czy narzędzi do zarządzania projektami. To tam odbywają się rozmowy, tam podawane są informacje i tam toczy się codzienne życie — przynajmniej od poniedziałku do piątku.

W związku z taką zmianą kursu jedną z kluczowych decyzji w organizacji staje się dobór narzędzi, które spełnią funkcję takiego forum wymiany informacji. Dobrze zaprojektowany program oprócz podstawowych funkcji narzędzia komunikacji wewnętrznej zapewni również wiele innych opcji, które usprawnią działanie biznesu.

(Dalszą część artykułu znajdziesz pod formularzem)

2. Plan komunikacji wewnętrznej — przykład

Dobrym wstępem do usprawnienia komunikacji w firmie jest stworzenie planu komunikacyjnego, czyli skodyfikowanej wizji tego, co chcemy osiągnąć i jakimi metodami.

Cele komunikacyjne są zwykle podobne w każdej firmie, jednak warto je spisać. 

• Zwiększenie zaangażowania pracowników w życie firmy
• Zapewnienie płynnego przepływu informacji między zarządem a zespołami.
• Usprawnienie procesów feedbacku i dwustronnej komunikacji
• Wzmocnienie (lub wprowadzenie od zera) kultury organizacyjnej opartej na otwartości i zaufaniu

Drugi krok to wybór standardów komunikacji. To na przykład:

• Tak zwane Town Hall Meetings: Cykliczne spotkania, na przykład kwartalne lub półroczne, aby zarząd mógł przedstawić aktualne wyniki firmy, przedstawić wnioski, bieżące wydarzenia i plany na przyszłość.
• Newslettery firmowe: zwykle comiesięczne mailingi do pracowników zawierające najważniejsze informacje o firmie, nowościach i osiągnięciach. Najczęściej ich produkcją zajmuje się dział HR, a to miejsce na informacje o nowych osobach w konkretnych działach, akcjach charytatywnych czy awansach.
• Ankiety firmowe — cykliczne, zanonimizowane wysyłki pytań do pracowników na każdym szczeblu, co ma na celu wybadanie nastrojów, zebranie pomysłów i wniosków.
• Spotkania codzienne (daily) i/lub tygodniowe (weekly) w zespołach, gdzie omawiany jest plan na najbliższe godziny lub dni, a spotkania mają na celu “bycie na bieżąco” z aktualnymi zadaniami

3. Postaw na firmowe Wiki

Firmowe Wiki, czyli wewnętrzna, zorganizowana baza informacji, która gromadzi i udostępnia wiedzę dotyczącą funkcjonowania firmy. Można ją zdefiniować jako centralne repozytorium wiedzy, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy, co pozwala na łatwe dzielenie się informacjami i szybki dostęp do potrzebnych zasobów — bez konieczności bezpośredniego pytania „kogoś, kto prawdopodobnie to wie”.

Nowi pracownicy mogą korzystać z encyklopedii wiedzy, aby szybko zapoznać się z procedurami i kulturą organizacyjną. Zamiast polegać wyłącznie na szkoleniach wprowadzających, mogą samodzielnie uczyć się na podstawie zebranych materiałów i mieć natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji potrzebnych do efektywnego rozpoczęcia pracy.

4. Komunikacja w firmie na co dzień

Jednak oprócz odgórnych elementów przedstawionych powyżej, dochodzą jeszcze cyfrowe narzędzia, które wspierają codzienną komunikację w organizacji. Co powinna zawierać taka aplikacja? Zobaczmy, co ma w tej materii do zaoferowania TastyTask.

4.1. Tablica z postami

Czyli funkcjonalność, która pozwala każdemu użytkownikowi (lub wybranym) umieszczać posty, które dotyczą rzeczy bieżących. Może być to ograniczone do jednego zespołu lub dostępne dla całej firmy. Ważne ogłoszenia wymagające szybkiej reakcji, przypięty plan na dany miesiąc czy tydzień, szybkie info o nieobecności jednego ze współpracowników i konieczności małej reorganizacji planu — tablica to miejsce na właśnie takie elementy. Osoby w grupie adresatów mogą oprócz tego otrzymać stosowne powiadomienie mailowe, by nic nie umknęło.

Źródło: Tablica postów narzędzia do komunikacji i zarządzania zadaniami w firmie — TastyTask, tastytask.com

4.2. Czat

Czyli szybka ogólnofirmowa wymiana informacji mniej ważnych lub ważnych tymczasowo. Grupowe zamawianie cateringu, propozycja wieczornego wyjścia, prośba o pożyczenie otwornicy czy wiertarki? Czat nada się idealnie ze swoją ulotną mechaniką — jeśli to element tej samej aplikacji co cała reszta, nie trzeba instalować dodatkowych programów, a wszystko znajduje się w jednym miejscu.

Źródło: Czat narzędzia do komunikacji i zarządzania zadaniami w firmie — TastyTask, tastytask.com

4.3. Zarządzanie projektami i zadaniami

Narzędzia komunikacji wewnętrznej to nie tylko ogólnofirmowy makropoziom, ale również rozdrobnienie na poszczególne projekty. W TastyTask delegowanie zadań odbywa się za pomocą tej samej platformy, co wspomniane powyżej tablice z postami i moduł czatu. Zadania mogą być przypisane do kontrahenta z głównej firmowej bazy, żeby zawsze było wiadomo którego klienta dotyczy ta część projektu. Zadania można delegować do konkretnych użytkowników, obserwować i komentować, co zapewnia właściwy flow komunikacyjny potrzebny do płynnej i efektywnej współpracy. W podążaniu za wydarzeniami pomagają również powiadomienia.

Źródło: Tablica zadań narzędzia do komunikacji i zarządzania zadaniami w firmie — TastyTask, tastytask.com

5. Warto rozmawiać… i warto mieć system

Wprowadzenie płynnej komunikacji wewnętrznej nie jest jednorazowym zadaniem, ale ciągłym procesem doskonalenia. Obejmuje to regularne monitorowanie skuteczności kanałów komunikacyjnych, zbieranie feedbacku od pracowników i wprowadzanie niezbędnych zmian. Tylko w ten sposób możliwe jest stworzenie środowiska, w którym komunikacja jest prawdziwie efektywna, a pracownicy czują się zintegrowani i zaangażowani w życie firmy. 

Niech cele komunikacji zostaną wypowiedziane i trafią „na papier” – kolejny krok to tylko wdrażanie nowych metod i obserwacja ich wpływu na życie firmy. Pomagają w tym narzędzia zwiększające produktywność i flow komunikacyjny — TastyTask melduje się do Twojej organizacji.