Praca zdalna okazjonalna — warunki oraz zasady

W ramach pracy w modelu hybrydowym czasem pojawia się pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej. Czym różni się to od „zwykłej” pracy zdalnej? Co na to definicje i polskie prawo? I jaki ma to wpływ na organizację oraz pracownika?

1. Okazjonalna praca zdalna — definicja

Praca zdalna okazjonalna to forma wykonywania obowiązków zawodowych poza stacjonarnym miejscem pracy, która jest jednak stosowana w wyjątkowych okolicznościach i na specjalne życzenie pracownika. W przeciwieństwie do stałej pracy zdalnej, która może być regularnie wykonywana z domu, praca zdalna okazjonalna jest jedynie incydentalna i zwykle nie obejmuje długotrwałego planowania ani wizji przejścia na model całkowicie zdalny. Praca zdalna okazjonalna jest wykonywana nieregularnie i z reguły dotyczy pojedynczych dni lub krótkich okresów, kiedy pracownik potrzebuje większej elastyczności.

Okazjonalna praca zdalna może być stosowana na przykład w sytuacjach awaryjnych, takich jak choroba dziecka, konieczność załatwienia spraw osobistych czy nagłe utrudnienia w dojazdach do pracy. Zgodnie „ze sztuką” wola takiego wydarzenia musi wyjść od pracownika i musi on wypełnić stosowny wniosek. Pracodawca musi zapoznać się z takim wnioskiem, jednak nie ma on obowiązku przystać na proponowaną pracę zdalną okazjonalną.

Oczywiście inicjatywa nieoficjalnie wychodzi czasem też z drugiej strony, chociaż firmy wchodzą tutaj w szarą strefę — na przykład w przypadku uciążliwego remontu biura, który utrudniłby pracę, jednak pracodawca nie ma prawa w takim wypadku wymagać pracy zdalnej. Może jedynie zasugerować rozwiązania i uzgodnić sprawę z pracownikiem, który może zgodzić się — lub odmówić, do czego ma pełne prawo — na wypełnienie wspomnianego wniosku. Wszystko zależy oczywiście od indywidualnych ustaleń oraz relacji, jednak z założenia okazjonalna praca zdalna zawsze musi zawierać intencję pracownika.

2. Okazjonalna praca zdalna — dla kogo

Nie istnieje katalog zawodów umożliwiających wykonywanie pracy w takiej formie — można więc założyć, że praca zdalna okazjonalna dotyczy wszystkich firm i specjalności, które są związane z pracą zdalną w szerokim sensie. W ujęciu prawnym natomiast termin ten dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na umowie o pracę — samozatrudnieni i osoby pracujące w ramach innych rodzajów umów mogą uzgadniać warunki pracy zdalnej bezpośrednio z przełożonymi.

(Dalszą część artykułu znajdziesz pod formularzem)

3. Praca zdalna okazjonalna — kodeks pracy

Co kodeks pracy ma do powiedzenia o okazjonalnej „zdalce”? W związku z założoną przez ustawodawcę incydentalnością zjawiska zostało przewidziane kilka wykluczeń względem zwykłych przepisów sankcjonujących pracę zdalną — przepisy znajdziemy w kodeksie pracy, Artykuł. 67/24, czyli „Obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej; ekwiwalent za pracę zdalną”. Uchylone są między innymi przede wszystkim 2 ważne punkty paragrafu 1.

Pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

Oznacza to, że w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej — jeżeli strony nie postanowią inaczej — pracodawca nie musi zwracać kosztów prądu i innych kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków.

4. Praca zdalna ile dni w roku

Jeżeli mówimy o umowie o pracę, można przepracować w takim modelu maksymalnie 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym — czyli minimalnie więcej w przeliczeniu na dni, niż przeciętny roboczy miesiąc. Warto wiedzieć, że dokładnie taki sam limit dotyczy pracowników zatrudnionych na cały etat, jak i pracowników zatrudnionych na ¾ czy pół etatu — wciąż będzie to praca zdalna 24 dni w roku.

Taki model pracy można zastosować w różnych interwałach czasowych — nie definiuje tego kodeks pracy. Jeżeli pracodawca się zgodzi, nic nie stoi więc na przeszkodzie, by wykorzystać te 24 dni pojedynczo. Na przykład w 8 „pakietach” po 3 dni czy nawet ciągiem. Wszystko zależy od możliwości i dobrej woli obu stron.

5. Okazjonalne, ale wciąż wyzwania

Wyzwania związane z pracą zdalną w formie okazjonalnej oprócz „standardowych” to głównie poniższe 3 elementy.

• Organizacja pracy i dostęp do narzędzi. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej może być wyzwaniem zapewnienie odpowiedniego dostępu do firmowych systemów, narzędzi oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych.
• Brak formalnych ustaleń. Bez stałych zasad dotyczących pracy zdalnej mogą pojawiać się niejasności dotyczące oczekiwań, godzin pracy czy raportowania postępów.
• Zarządzanie efektywnością. Praca zdalna, nawet okazjonalna, wymaga samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem, co nie dla każdego pracownika jest łatwe do zrealizowania bez nadzoru.

Jak sobie z nimi radzić? Przede wszystkim kluczowe jest korzystanie z narzędzi poprawiających komunikację w zespole i zarządzanie projektami — takie jak TastyTask.