Program do zarządzania zadaniami w firmie — jak wybrać?

Niezależnie od branży i stopnia rozwoju biznesu, aplikacja do zarządzania zadaniami to jedno z najważniejszych narzędzi do codziennej pracy. Takie programy pozwalają nie tylko na zarządzanie zadaniami, ale oferują zwykle wiele pomocniczych funkcji, dzięki czemu planowanie pracy jest mniej czasochłonne, a osiąganie dobrych efektów łatwiejsze. Czym charakteryzują się programy do organizacji zadań i jak wybrać „ten jedyny”? Na co zwracać uwagę?

Program do delegowania zadań jako must have w biznesie

Choć tradycyjna kartka i długopis jako analogowy sposób na zapisywanie notatek czy terminów dalej ma rzeszę fanów, duch czasów jest bezlitosny — i nie ma w tym nic dziwnego. Cyfrowe rozwiązania są po prostu bardziej wydajne, zwłaszcza w sytuacji, kiedy pracujemy zespołowo, a projekty bywają wieloetapowe i składające się z serii powiązanych ze sobą podzadań. W takich momentach na przód peletonu organizacyjnych wartości wysuwa się komunikacja, a firma umiejąca ją dobrze zorganizować ma już na starcie gigantyczną przewagę konkurencyjną. Oznacza to, że wybór programu do organizacji zadań, to w istocie jedna z kluczowych decyzji w zarządzaniu firmą.

Zarządzanie zadaniami — program — przykłady

Najpopularniejsze tego typu aplikacje to między innymi:

• TastyTask
• Trello
• Asana
• Todoist
• Nozbe
• Monday
• Clickup
• Notion
• HeySpace
• Monday
• funkcje zadaniowe oferują również zaawansowane systemy CRM, takie jak HubSpot czy Salesforce.

W wyborze programu zadaniowego należy wziąć pod uwagę przede wszystkim dostępne funkcje i jego przeznaczenie. Na przykład TastyTask jako aplikacja dedykowana przede wszystkim koordynacji pracy zespołowej (choć w pełni kompetentna dla pojedynczej osoby) zaoferuje zdecydowanie inne doświadczenie niż znacznie bardziej skomplikowany w obsłudze Notion, w którym moduł zadaniowy jest marginalną częścią całego programu. Drugi przykład — Todoist — choć oferuje możliwość koordynacji pracy kilku osób, jest programem przeznaczonym przede wszystkim do indywidualnych zastosowań i jako taki został oryginalnie zaprojektowany.

Warto pamiętać, że dzisiaj spotyka się w zasadzie wyłącznie programy działające w chmurze — aplikacje instalowane dostępne wyłącznie z poziomu dysku twardego to ogromna rzadkość. Wynika to z prostego faktu — aplikacja do zarządzania zadaniami musi być dostępna z różnych miejsc, dlatego obsługa webowa (za pomocą przeglądarki internetowej), ewentualnie wsparta aplikacją mobilną na smartfony to dziś najpopularniejsza droga do korzystania z tego typu programów.

Program do planowania zadań w firmie — co zawiera

Choć w teorii wszystkie programy opierają się na podobnych zasadach, mogą znacznie różnić się w szczegółach egzekucji swojej misji. Przejdźmy przez funkcje oferowane przez TastyTask jako zbiór najczęściej spotykanych i najpotrzebniejszych opcji w biznesie.

(Dalszą część artykułu znajdziesz pod formularzem)

1. Przydzielanie zadań

Jako program do przydzielania zadań TastyTask i podobne aplikacje umożliwiają stworzenie obiektu, jakim jest zadanie, a następnie przydzielenie do niego odpowiedzialnych za to użytkowników. Zadania można przydzielać zarówno do siebie i stworzyć prywatną „listę to-do”, jak i do innych pracowników. Wszystkie zadania mają swoje właściwości, łącznie z deklarowanym terminem wykonania — często program do zarządzania zadaniami można trochę żartobliwie nazwać de facto programem do pilnowania terminów.

Ważną cechą systemu zadaniowego jest również zestawienie różnych typów uprawnień. W ten sposób autor, osoba przydzielona i użytkownik obserwujący zadanie mają inne możliwości edycji i wpływu na proces realizacji projektu. 

Do opisów zadań, jak i komentarzy pod nimi twórcy przewidzieli funkcjonalność uploadu załączników — na przykład briefu od klienta, nowych propozycji bannerów od grafika, kwestionariusza podatkowego czy jakiegokolwiek ważnego pliku w najpopularniejszych formatach używanych w pracy biurowej, czyli png, jpg, gif, doc, docx, pdf, xls, xlsx, txt, csv czy zip o różnych objętościach:

• do 10 MB w postach
• do 30 MB w zadaniach
• do 10 MB w komentarzach

2. Podzadania 

Projekty często bywają wieloetapowe. Z tego powodu umieszczenie wszystkich faz danego projektu bezpośrednio w jednym zadaniu może spowodować komunikacyjny chaos — zwłaszcza jeśli poszczególne etapy mają innych wykonawców i wiążą się z różnymi mechanikami. Sekcja komentarzy zawiera wtedy dziesiątki czy nawet setki nieskoordynowanych wywołań, a sama realizacja projektu — czyli de facto cel całej tej zabawy — może zauważalnie się opóźnić.

Z tego powodu ważnym elementem aplikacji do zarządzania zadaniami jest obsługa podzadań jako osobnych obiektów i hierarchii zadanie główne -> podzadanie. Pozwala to na przypisanie do różnych podzadań innych osób, a każde takie podzadanie ma swoją osobną sekcję komentarzy, dzięki czemu zachowanie ciągłości i uniknięcie komunikacyjnego bałaganu staje się dużo łatwiejsze.

Podzadania — przykład 

Weźmy pod uwagę branżę marketingową. Klient zleca działania marketingowe składające się z kampanii w Google Ads oraz wysyłki mailingu. Każdy z subetapów wymaga udziału innych osób — kampanią musi zarządzać specjalista ds. reklam PPC, mailing to trio copywriter, grafik & koder, a całością zarządza dedykowany opiekun klienta, który musi tę całość skoordynować. W ramach jednego zadania głównego, którego właścicielem jest wspomniany opiekun mamy 2 podzadania z wyznaczonymi innymi osobami odpowiedzialnymi. Jednocześnie szef działu obsługi może zostać wyznaczony jako obserwujący zadanie, by mieć nad wszystkim kontrolę i móc w razie potrzeby zainterweniować.

3. Statusy zadań i priorytety

Oprócz pisemnych potwierdzeń statusu w komentarzach TatyTask jako program do zadań w firmie umożliwia nadanie zadaniu określonego statusu, zależnego od progresu w realizacji.

W TastyTask zadanie domyślnie może mieć jeden z wymienionych statusów:

• nowe
• w toku
• do akceptacji
• wykonane
• zamknięte
• anulowane

Jako program do planowania zadań w firmie TastyTask umożliwia jednak pełną edycję powyższej listy. Dzięki temu możesz w pełni dopasować statusy do specyfiki swojej organizacji, na przykład dodając do tego dodatkowy status “czeka na akcept prezesa” czy “odłożone na później”.

Każde zadanie możesz również opisać określonym stopniem priorytetu, zobrazowanym na skali od 1 do 100 punktów.

4. Kontrahenci

Zadanie może być przypisane również do konkretnego klienta, znajdującego się w bazie. Dzięki temu zadanie nie jest zawieszone w bliżej nieokreślonej próżni. Kontrahenci również mogą być opisani wybranymi statusami: aktywny, wypowiedzenie, nieaktywne lub brak statusu.

Co ważne, kontrahentów nie trzeba wprowadzać do systemu ręcznie — choć oczywiście można. W przypadku dużej bazy klientów byłoby to jednak zadanie karkołomne, dlatego dobre systemy zadaniowe, takie jak TastyTask, oferują możliwość prostego importu listy kontrahentów z arkusza o rozszerzeniu CSV lub XLSX.

Warto pamiętać również o tym, że TastyTask umożliwia bezpośrednią współpracę z kontrahentem w systemie. System oferuje możliwość dania im wglądu w postępy prac oraz możliwość przypisywania i otrzymywania zadań.

5. Segregowanie zadań

Kiedy zadań robi się dużo, kluczem do ich opanowania jest możliwość filtrowania. W TastyTask zadania można filtrować między innymi po kontrahencie, statusie, priorytecie czy osobach wyznaczonych.

6. Pulpit z postami

Moduł zadaniowy to element kluczowy, jednak na biznesowym froncie może zwyczajnie nie wystarczyć, jeśli to jedyna funkcja programu. Żeby oprócz poprawy zarządzania projektami realnie wpłynąć na szeroko pojętą komunikację w firmie, przydatna okaże się funkcja publikowania postów. TastyTask zawiera w sobie dashboard (tablicę postów) w czytelnej formie znanej między innymi z niektórych mediów społecznościowych. To idealne miejsce do publikacji na przykład:

• ogłoszeń administracyjnych (catering zmienia godzinę codziennego przyjazdu, nowy VPN do zainstalowania dla pracowników zdalnych, firmowa impreza integracyjna odbędzie się w konkretnej dacie i miejscu)
• aktualizacji struktur firmy i awansów pracowników
• szczegółów dotyczących usług i produktów (wygaszamy linię produktową X, usługa Y zyskuje nową funkcję)
• propozycji dokształcania i informowania o branżowych nowościach (polecam kurs X na platformie Y, przyda się szczególnie członkom działu Z, premierę miało narzędzie X — warto zacząć korzystać z jego funkcji)

Posty mogą składać się z samego tekstu z podstawowym formatowaniem, takim jak pogrubienie czy kursywa. Często to jednak nie wystarcza, dlatego TastyTask umożliwia również dodawanie do postów załączników.

Dla ułatwienia obsługi posty w TastyTask obsługują również hashtagi.

7. Grupy odbiorców

Żeby nie spowodować zamieszania, TastyTask pozwala na publikację zarówno ogłoszeń widocznych dla wszystkich użytkowników, jak i tylko dla określonych grup. Dzięki temu wiadomość dla członków działu sprzedaży, marketingu czy obsługi klienta można wysłać tylko do nich — a handlowiec nie musi zajmować się czytaniem o ważnej nowości w wewnętrznym programie fakturowym, z którym nie ma i nie musi mieć żadnej styczności.

8. Potwierdzenie przeczytania

Funkcja potwierdzenia przeczytania doskonale nadaje się do najważniejszych ogłoszeń — obligatoryjnych procedur, zasad bezpieczeństwa i podobnych aspektów mających duży wpływ na organizację. Przy publikacji takiego posta wystarczy zaznaczyć opcję „wymagaj potwierdzenia przeczytania”, a odbiorca jest zobowiązany do kliknięcia poświadczającego zaznajomienie się z przedstawionymi w poście informacjami.

9. Czat na żywo

Oprócz „poważnych” postów z ogłoszeniami warto zapewnić pracownikom pole do luźnych rozmów, czyli tak zwanego hyde parku. To miejsce na swobodne konwersacje, nieoficjalne ustalenia czy dawkę codziennego humoru. Czat działa w czasie rzeczywistym, więc komunikacja jest bardzo szybka. Jednocześnie jako odseparowane miejsce na stronie głównej nie zakłóca odbioru kluczowych informacji firmowych, stanowiąc swoisty ekwiwalent rozmów przy kawie w firmowej kuchni.

Firmowy czat jest ważnym narzędziem, które wspiera nie tylko komunikację i efektywność, ale znacząco wpływa pozytywnie także na integrację zespołu i kulturę organizacyjną.Zarządzanie zadaniami w firmie to przecież nie tylko ciągła praca nad kolejnymi projektami!

Jak wybrać program do zarządzania zadaniami?

W przypadku indywidualnej osoby z mało rozbudowaną strukturą projektów często może wystarczyć nawet darmowy program do zarządzania zadaniami. W biznesie i pracy zespołowej, zwłaszcza nakierowanej na koordynację działań dużego zespołu, w ogromnej większości przypadków trzeba będzie zwrócić się ku bardziej zaawansowanym rozwiązaniom.

Z pomocą przychodzi TastyTask, który oferuje każdemu bezpłatny okres próbny (trial), podczas którego aplikacja udostępnia wszystkie umieszczone w niej możliwości bez ograniczania funkcjonalności. Nie wymaga przy tym podpinania karty. Dzięki temu możesz przetestować pełne doświadczenie TastyTask z całym swoim zespołem i przekonać się, czy to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie jako program do zarządzania zadaniami oraz wspierania komunikacji w organizacji.

Zajrzyj na tastytask.com i dowiedz się więcej o smacznym zarządzaniu zadaniami!